Che ce vo'.
Per realizzare un bell’evento, che soddisfi tutti, non basta avere dei colpi di genio. Non è sufficiente una grande esperienza. Bisogna essere in due he si ragiona: chi vuol fare l’evento e chi è in grado di organizzarlo.
Ebbene, mi viene da fare una considerazione che riguarda i dirigenti delle aziende che hanno la ventura di essere incaricati di realizzare eventi di comunicazione.
Molto spesso nelle aziende, specie in quelle che non hanno una grande cultura di marketing e di comunicazione, quando si decide di dar vita a un convegno, una convention o cose simili, si fa una accurata ricerca all’interno dell’organico e si affida l’incombenza a chi, diciamo così, appare meno impegnato al momento. Indipendentemente dal grado di esperienza nel campo (si, va bene. La cosa non vale per tutti ma ….). E così capita che ci sia chi, particolarmente dotato, si dia da fare e nel giro di poco diventa sufficientemente padrone della situazione, e invece chi no.
Quando l’organizzatore congressuale si imbatte in questa seconda tipologia di interlocutore, beh allora sono, vogliamo dire problemi, acidi!
Uno, il primo e forse il più pernicioso, è la mancanza di un briefing preciso. “Ci faccia lei delle proposte. Vorremmo fare una cosa bella, per 3 o 400 persone, di un paio di giorni, in Italia (ma se c’è qualcosa di interessante vediamo anche all’estero), con una riunione di cui poi preciseremo gli interventi e i contenuti, qualche bella gita e una cena di gala. Naturalmente con un buon intrattenimento. Quanto al budget, non abbiamo ancora una idea precisa. Sappiamo solo che vogliamo spendere poco. Ci faccia lei delle proposte.”
Bello, hai davanti a te spazi infiniti e cieli immensi.. e la testa vuota.
Ti cimenti pescando nel bagaglio della tua esperienza, cercando di capire la logica della comunicazione passata del cliente, gli obiettivi che si pone per il futuro, il perché di questa riunione, il target, gli scopi e insomma tutte quelle cose che ti permettono di ritagliargli un programma più vicino possibile alle sue esigenze (a quelle che magari neanche lui ha ben focalizzato). E ti presenti con una proposta. Ben scritta, ben documentata, ben motivata ed illustrata. Lui la prende si sofferma sulla prima pagina e poi, con gesto fulmineo, si fionda sull’ultima, quella con l’ipotesi di budget da investire.
E qui partono subito le migliori interpretazioni tipo leaving theatre: sorpresa, stupore, incredulità, disapprovazione, ironia. E poi, paziente disponibilità nel cercare di spiegarti che noi non siamo mica una multinazionale, i soldi non possiamo buttarli per queste cose, se porto questa proposta al mio capo…
Si, va bene, ma dia almeno un’occhiata alla proposta. Guardi cosa contiene, dove si va, cosa si fa, con quale attenzione ai particolari, ai contenuti. E così potrà capire da cosa origina l’investimento proposto.
No guardi una spesa così non me la passa nessuno.
E allora ripartiamo dall’inizio, definiamo meglio i dettagli e mi faccia capire quale budget può essere dedicato a quello che io chiamo investimento e lei chiama spesa.
E inizia una estenuante opera nella quale incontro dopo incontro si riescono a definire i dettagli, che poi tanto dettagli non sono!, e a collocare una tessera vicino all’altra per un mosaico che invece di essere disegnato all’inizio si trova composto, nel suo insieme, solo alla fine. Costringendoti a una mole di lavoro della quale magari lui non si rende neanche conto.
Avete fissato la località ? Tu fai tutte le prenotazioni, scambi di fax, e-mail che si sprecano, discussioni, sopralluoghi, caparre in procinto di essere pagate quando ti arriva uno stop. Il Direttore Commerciale dice che in quella città non ci si può andare perché…
Ma non potevi chiederglielo prima, porca miseria!
E ricomincia la ricerca. Quando va bene quasi tutto ricevi la solita telefonata.
Senta in quella settimana il nostro Presidente ha un torneo di golf e non potrebbe quindi essere con noi. Vediamo di spostare tutto alla settimana successiva. Ma stia tranquillo, teniamo confermato tutto il resto, si tratta di spostare solo la data. Che ce vo' ?